El correo electrónico es una de las herramientas de trabajo más eficaces.
Sin embargo, su uso indiscriminado e inadecuado comienza a dar problemas hasta convertirse en una fuente de estrés.
Desde RRHH os proponemos que entre todos racionalicemos su uso:
El e-mail te tiene que facilitar el trabajo, no entorpecerlo.
Toma nota de estos consejos, ponlos en práctica y da feedback a los demás si no los siguen:
1. No estés comprobándolo constantemente: no dejes que te interrumpa en tu trabajo diario.
2. Envía menos y recibirás menos: De cada cinco e-mails que recibimos, tres requieren una respuesta. De cada cinco que enviamos, la gente responde a tres. Efecto boomerang.
3. El correo no es una herramienta de conversación: Algunos asuntos tardan en resolverse hasta 4 veces más si se hacen por correo electrónico en vez de por teléfono o en persona.
4. Escribe buenos correos: Piensa que tus e-mails van a ocupar el tiempo de otros y que crean una imagen de ti como profesional y de tu empresa.
a. Elige bien tus destinatarios: Sólo a aquellos que es necesario. No uses el “por si acaso” ni abuses del “con copia”.
b. Utiliza correctamente el campo asunto: En vez de, “Resumen de una reunión”, es mejor poner, por ejemplo “Resumen de la reunión del equipo de ventas 7-Sep-2010”.
c. Cuando contestes, elige bien entre “Responder” y Responder a todos”: A lo mejor no todos los destinatarios quieren leer tu respuesta.
d. Completos y claros. Evita que se generen respuestas innecesarias solicitando aclaraciones sobre ciertos puntos.
e. Agrupa los puntos más importantes. Los guiones y los puntos y aparte constituyen un alivio para los ojos cansados.
f. Evita la palabrería excesiva: Se conciso y ve al grano.
g. Firma. Identifica a la persona que envía el mensaje y el trabajo que hace.
h. Con buena letra. Revisa bien la ortografía y la gramática antes de enviar el mensaje.
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